Zákonodárce zavedením možnosti kopírovat doklady totožnosti i bez souhlasu identifikované osoby vytvořil účinný nástroj k boji proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu.
Takovýto citelný zásah do oblasti ochrany osobních údajů vyvolal diskusi, jejímž výsledkem byl vznik metodického pokynu Finančního analytického úřadu č. 8 ze dne 17. srpna 2023, o Kopírování průkazů totožnosti pro účely AML zákona.
Legislativa se však v oblasti AML stále vyvíjí, což dokládá i dílčí část novely zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (dále jen "AML zákon"), vstupující v účinnost od 1. 1. 2025 a stanovující povinnost některých povinných osob pořizovat kopie průkazu totožnosti.
Přinášíme Vám proto aktuální přehled, který Vám může pomoci se v této problematice zorientovat.
Kopie bez souhlasu? Ano, ale…
Pokud zákon přímo nestanoví povinnost pořídit kopii průkazu, můžete kopie průkazu pořizovat jen se souhlasem jeho držitele. Z tohoto důvodu AML zákon speciálně výslovně uvádí, že pořizování kopie osobních dokladů je možné i bez souhlasu klienta.
Z pohledu ochrany osobních údajů můžete kopírovat průkazy pro účely AML oprávněné, pokud kopie slouží veřejnému zájmu [čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR] – tedy boji proti ML/TF (money laundering or terrorism financing).
To, že provádíte identifikaci klienta dle AML zákona, ještě neznamená, že máte automaticky oprávnění kopírovat průkaz totožnosti, protože ne vždy kopírování splní podmínku veřejného zájmu.
Nezapomeňte na DPIA
Při pořizování kopií na základě veřejného zájmu nezapomeňte na posouzení vlivu kopírování průkazů totožnosti a jejich následného zpracování na práva jejich držitelů, tzv. DPIA.
Písemné posouzení musí obsahovat odůvodnění pořízení kopie a informace o zabezpečení dalšího zpracování a souvisejících rizicích. Konkrétní náležitosti jsou uvedeny v čl. 35 GDPR.
Souhlas není automatický
Souhlas musí být svobodný. Nemůžete jej vynucovat. Neposkytnutí souhlasu nesmí mít na klienta žádný negativní dopad ve srovnání se situací, kdy by jej byl poskytl. Tím ovšem není vyloučen postup dle AML zákona.
Nevyžadujte souhlas tam, kde zpracování údajů z kopie průkazu totožnosti není nezbytné, tedy tzv. pro jistotu.
Osobně jen při vyšším riziku
Při identifikaci klienta tváří v tvář nemáte oprávnění vyžadovat kopie průkazu totožnosti v případech, kdy je možné provést zjednodušenou identifikaci a kontrolu ve smyslu § 13 AML zákona, nebo se jedná o situace, kdy klienta znáte, poskytnuté informace nevzbuzují pochybností a poskytují ucelený přehled o jeho aktivitách.
Naopak, čím je případ rizikovější, tím přísnější AML opatření musíte přijímat a tím spíše povinná osoba musí zvolit kopírování průkazu totožnosti při současném zajištění ochrany osobních údajů. Jak poznat rizikový případ, musíte popsat v systému vnitřních zásad.
K pořízení kopie průkazu totožnosti bez souhlasu klienta by povinná osoba měla přistupovat vždy v těchto modelových případech:
• Úschova cenností a pronájem bezpečnostní schránky nebo trezoru;
• Průkaz totožnosti je poškozený nebo vykazuje známky padělání/pozměnění;
• Jedná se o zahraniční průkaz totožnosti;
• Klient otevírá bankovní účet.
Vzdáleně a zprostředkovaně vždy
V případě provedení identifikace klienta na dálku nebo zprostředkovaně, je povinná osoba povinna mít k dispozici kopii průkazu totožnosti klienta, a to bez ohledu na výši rizika ML/TF
Při identifikaci na dálku je klient povinen zaslat povinné osobě kopie relevantních částí průkazu totožnosti. U zprostředkované identifikace musí notář nebo kontaktní místo veřejné správy připojit kopie příslušných částí dokladu k identifikační listině.
Pozor na novelu účinnou k 1. 1. 2025
Novela AML zákona účinná od 1. 1. 2025 nově stanovuje povinnost pořizovat kopie využitých průkazů totožnosti, a to pro úvěrové instituce a finanční instituce oprávněné k poskytování platebních služeb nebo vydávání elektronických peněz nebo poskytující služby úschovy cenností nebo pronájmu bezpečnostních schránek.
Tato nová povinnost se váže k první identifikaci klienta, k níž dochází za fyzické přítomnosti klienta. Pokud provádíte identifikaci jiným způsobem, například pomocí bankovního prostředku elektronické identifikace, kopie průkazu totožnosti zásadně nemusíte pořizovat.
Novela také počítá se zavedením eDokladů jako průkazů totožnosti. V takovém případě povinná osoba obdrží digitální stejnopis průkazu a k uchování získá elektronický dokument, který obsahuje údaje uvedené v digitálním stejnopisu průkazu.
Nejste si jistí, zda pořizujete kopie průkazů totožnosti při AML identifikaci správně? Rádi Vám poradíme.
